In Kanzleien entscheidet der erste Kontakt oft darüber, ob aus einer Anfrage ein Mandat wird. Gleichzeitig sind Anwälte und Fachangestellte im Tagesgeschäft stark gebunden: Gerichtstermine, Fristen, Besprechungen. Anrufe kommen aber genau dann – und Mandanten erwarten schnelle, klare Antworten.
Ein KI‑Telefonassistent kann den Erstkontakt professionell abfangen, Mandatsanfragen strukturiert erfassen und Rückrufe effizient koordinieren. Das Ziel: keine verpassten Chancen, weniger Unterbrechungen und bessere Datenqualität für die Entscheidung, ob und wie ein Mandat angenommen wird.
Wichtig: Keine Rechtsberatung durch den Assistenten
Der Assistent organisiert den Erstkontakt (Daten, Anliegen, Dokumente, Terminwunsch). Rechtliche Einschätzungen, Fristenbewertung und Beratung bleiben beim Anwalt. Bei Eilfällen werden definierte Eskalationsregeln genutzt.
Was Kanzleien am meisten bringt
Der größte Hebel liegt in der Vorqualifizierung. Viele Kanzleien erhalten Anfragen, die fachlich nicht passen, bereits verjährt sind oder nicht zur Zielmandantschaft gehören. Der Assistent kann freundlich und respektvoll abfragen: Rechtsgebiet, kurze Beschreibung des Sachverhalts, Status (z. B. Post vom Gericht/Behörde vorhanden), zeitliche Dringlichkeit, Kontaktdaten und bevorzugte Rückrufzeiten.
So entsteht aus dem Telefonat eine klare, knappe Erstnotiz. Ihre Kanzlei kann anschließend schnell entscheiden: Rückruf durch Anwalt, Rückruf durch Assistenz, Weiterleitung an Kooperationspartner oder höfliche Absage mit Hinweis auf passende Stellen (ohne Beratung).
Typische Kanzlei‑Flows
- Mandatsanfrage aufnehmen: Rechtsgebiet, Kurzbeschreibung, Beteiligte, Ort, Status, Dringlichkeit.
- Rückruf koordinieren: Zeitfenster, bevorzugter Anwalt/Team, Priorität nach Regeln.
- Terminvereinbarung: Erstgespräch‑Slots anbieten (Kalender‑Integration), Bestätigung versenden.
- Bestandsmandanten: Anliegen kategorisieren (z. B. Rückfrage, Dokument, Termin), Ticket/Task erstellen.
- Erreichbarkeit: außerhalb der Bürozeiten Anfragen annehmen und am nächsten Tag strukturiert übergeben.
Vertraulichkeit & Daten: Worauf Kanzleien achten sollten
Kanzleien arbeiten mit besonders schützenswerten Informationen. Deshalb ist ein Setup wichtig, das Datenschutz, Zugriffskontrollen und klare Speicherregeln berücksichtigt. In der Praxis bewährt sich eine starke Datenminimierung: Der Assistent fragt nur die Informationen, die für die erste Einordnung nötig sind, und verzichtet auf Details, die erst im Beratungsgespräch sinnvoll sind.
Zusätzlich sollten Übergaben so gestaltet sein, dass sie intern gut nutzbar sind: kurze Zusammenfassung, klare Kategorien, optional ein Transkript, sowie Hinweise, welche Informationen noch fehlen. So sparen Sie Rückfragen und reduzieren das Risiko von Missverständnissen.
Eskalation: Eilfälle richtig behandeln
In manchen Rechtsgebieten ist Zeitkritikalität zentral. Der Assistent darf keine Fristen bewerten, kann aber Signale erkennen und korrekt reagieren: Wenn der Anrufer „Frist“, „Gericht“, „Klage“, „Mahnbescheid“ oder „Durchsuchung“ nennt, kann der Assistent eine definierte Eskalation auslösen – etwa eine priorisierte Rückrufbitte oder eine Weiterleitung an ein Notfall‑Telefon (wenn vorhanden).
Wichtig ist, dass die Regeln transparent und einfach bleiben: lieber eine saubere Eskalation zu oft als zu wenig. Gleichzeitig sollte klar kommuniziert werden, dass eine kurzfristige Rückmeldung nicht garantiert ist, und welche Alternativen es gibt.
Fazit: Mehr Mandatsqualität, weniger Chaos am Telefon
Ein KI‑Telefonassistent macht den Erstkontakt planbarer: Mandatsanfragen werden strukturiert erfasst, Rückrufe sauber koordiniert und das Team wird weniger aus dem Arbeitsfluss gerissen. Mandanten erleben Ihre Kanzlei als erreichbar und professionell – auch wenn gerade niemand direkt ans Telefon gehen kann.
Wenn Sie möchten, bauen wir mit Ihnen 2–3 Kern‑Flows (Mandatsanfrage, Rückruf, Termin) und testen sie iterativ, bis Sprache, Regeln und Übergaben perfekt zu Ihrer Kanzlei passen.